La Fórmula Secreta para Mantener un Flujo de Caja Saludable en Instituciones Educativas
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Una caja saludable es uno de los mayores desafíos que enfrentan los directores, dueños y CEOs de instituciones educativas. Y más, debido al entorno cambiante en el que vivimos, pues las instituciones están obligadas a mantener una constante a modo de garantizar estabilidad financiera, cumplir con las necesidades operativas y mejorar la calidad educativa, optimizar la gestión de ingresos y egresos se convierte en una prioridad absoluta. Pero, ¿existe una fórmula secreta para lograrlo? En este blog, abordaremos algunas estrategias clave para lograr un flujo saludable.
La base de un flujo de caja saludable es la capacidad de proyectar correctamente los ingresos y gastos. Según Gordon T. Smith, director financiero de Independent Schools Management, la previsión financiera debe considerar no solo los ingresos por matrículas, sino también el impacto de factores externos como la inflación, la competencia y los cambios en la demografía estudiantil.
Dicha capacidad para establecer presupuestos puede ser ajustada a modo de trabajar por trimestres en lugar de anualmente, lo que permite mayor flexibilidad para enfrentar desafíos imprevistos y así tener una ventaja estratégica donde puedan controlarse y responder de manera rápida y efectiva a las fluctuaciones en los ingresos, logrando adaptarse a cualquier cambio en el contexto económico.
Según un estudio de Forbes en 2023, más del 30% de las escuelas privadas en México reportaron problemas significativos con la morosidad. Dicha estadística, representa un problema recurrente en las instituciones, por ello la implementación de sistemas de cobranza automatizados reduce significativamente la morosidad. Aunado a esto, ofrecer funcionalidades como la tokenización de pagos, facilita la protección de datos bancarios y permite la programación automática de pagos recurrentes, lo que reduce aún más el riesgo de impago y así reducir el ciclo de cobranza en una institución.
Otro componente clave en la fórmula secreta de un flujo de caja saludable es la diversificación de fuentes de ingresos, proporcionando estabilidad y permitiendo acceder a las escuelas a invertir en mejoras educativas y tecnológicas. Según un informe de McKinsey & Company, las instituciones educativas que dependen únicamente de las matrículas como fuente de ingresos están más expuestas a fluctuaciones económicas y demográficas.
Dicha diversificación, puede centrarse en diferentes vías para obtener ingresos como la renta de instalaciones, programas extracurriculares y colaboraciones con empresas locales, para así enfrentar períodos de baja inscripción o retrasos en pagos.
No obstante, es imprescindible monitorear en tiempo real los movimientos financieros para así integrar toda la información pertinente sobre los ingresos, egresos, cuentas por cobrar y otros indicadores financieros, los cuales son indispensables para la toma de decisiones, liberando valor a los datos y transformarlos en información relevante y eficaz. Ya que de acuerdo con Financial Management Magazine, las escuelas que implementan herramientas de dashboard financiero tienen un 25% menos de probabilidades de enfrentar problemas de liquidez.
Es importante comprender el entorno y saber que esto es un proceso continuo que requiere planificación, visión, automatización y monitoreo constante. Aplicando estos cuatro pilares y yendo de la mano con herramientas tecnológicas como Academic Pay, la cual integra cada uno de estos elementos, el afrontar los desafíos financieros se vuelve más fácil, rápido y efectivo.
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