Proyectando el Presupuesto Escolar: Claves para un Año Financiero Sólido
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En un entorno cada vez más competitivo y cambiante, proyectar el presupuesto escolar, es una función clave para garantizar la estabilidad y el éxito de las instituciones educativas privadas. Esto debido a que la planificación financiera no solo permite a los directivos y dueños anticipar gastos y gestionar recursos, también para afrontar desafíos imprevistos y/o nuevos retos a modo de maximizar la eficiencia operativa y el retorno de la inversión (ROI). Por ello, en este blog abordaremos puntos estratégicos para proyectar un presupuesto sólido y tener un año sólido; financieramente hablando.
Antes de comenzar, es importante identificar que la base de cualquier presupuesto sólido se centra en un análisis detallado de los ingresos y egresos de la institución. Esto implica revisar el histórico del flujo de caja del año anterior, preferentemente o incluso hasta dos años, identificando tendencias clave sobre el comportamiento que han tenido las inscripciones, los pagos de matrícula y cuotas adicionales. Para que a partir de esos datos se pueda generar una proyección la cual, considere las tasas de retención y las nuevas admisiones.
Según un informe de Deloitte sobre finanzas educativas, la inscripción es la principal fuente de ingresos en las instituciones privadas, por ello explorar la sostenibilidad financiera a partir de una planificación presupuestaria, es vital para identificar las mejores prácticas y así pensar la precisión a futuro.
El tener un registro histórico no solo te da un panorama bastante amplio, también te permite identificar oportunidades de ahorro o inversión, en donde se pueden priorizar o ajustar en caso de que surjan imprevistos. El éxito para garantizar un año financiero saludable es anticipar diferentes escenarios; desde los mejores hasta los peores, puesto que permite a las escuelas estar preparadas para diversas circunstancias, desde una baja en las inscripciones hasta un aumento en los costos operativos.
Michael Moran; consultor financiero educativo, menciona que la proyección de escenarios múltiples, es crucial para garantizar que cualquier imprevisto tenga un plan de acción. Por eso es muy importante que las instituciones tengan presente tres posibles escenarios financieros, por ejemplo:
Optimista: Estimación de un aumento en las inscripciones y control de gastos eficiente.
Neutral: Conserva el mismo número de inscripciones y mantiene los costos.
Pesimista: Reducción en las inscripciones o aumento de los costos imprevistos.
Pero esto no solo se basa en gestionar los gastos operativos. La inversión en infraestructura y tecnología de vanguardia es clave para asegurar el crecimiento y la competitividad de la institución. Según un informe de PwC, las escuelas que invierten en tecnología educativa, tanto en herramientas de gestión como en plataformas de enseñanza, reportan una mejora en la satisfacción de estudiantes y padres.
Proyectar el presupuesto escolar no es solo una tarea administrativa; es una estrategia esencial para garantizar la estabilidad y el éxito a largo plazo de las instituciones educativas. Sin olvidar que esto también requiere de una comunicación fluida entre todos los niveles de la institución, por lo que una revisión periódica del presupuesto y el seguimiento de los indicadores financieros clave, permitirá realizar los ajustes necesarios durante el año. Por otro lado, una de las herramientas más efectivas para lograrlo es el uso de un software financiero especializado, que permita la recopilación y el análisis de datos en tiempo real, tal como lo hace Academic a través del módulo Finanzas, una de sus soluciones que permite asegurar que las instituciones se mantengan financieramente saludables y listas para enfrentar cualquier desafío del año escolar.
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